Cloud:Hosted Exchange/fr

Hosted Exchange

Collaborative, flexible, multi-platform professional messaging, personalized on your domain names. VTX Hosted Exchange provides a reliable and secure email service without the need to invest in hardware. With the intuitive administration interface, you can easily manage users.

Please find below a knowledge base to help you with the configuration.

Pour que le service Exchange puisse fonctionner correctement, les enregistrements MX de votre nom de domaine doivent êtres changés, vous pouvez également créer un enregistrement CNAME pour l'autodiscover (configuration automatique) ainsi qu'un enregistrement TXT pour utiliser le SPF de VTX.

Si la zone DNS de votre domaine est hébergée chez VTX, nous pourrons effectuer les modifications nécessaires, cependant si celle-ci est hébergée ailleurs, nous vous invitons à prendre contact avec votre informaticien afin que les modifications puissent êtres faites.
MX

• mx1.business-exchange.ch (priorité de 10)
• mx2.business-exchange.ch (priorité de 20)

CNAME

• autodiscover.[domain.tld] CNAME autodiscover-redirect.business-exchange.ch

Note: Veuillez remplacer "[domain.tld]" par votre propre nom de domaine.

TXT (SPF)

• "v=spf1 a mx include:spf.vtx.ch ~all"

Note: Les guillemets doivent êtres inclus dans l'enregistrement TXT

Se connecter sur le control panel

Vous pouvez accéder à la page de login du control panel avec le lien suivant: https://hex.vtx.ch/login/

Pour vous connecter, veuillez utiliser les logins qui vous ont été envoyés par e-mail de la part de VTX, une fois connecté vous aurez accès à la gestion de votre service Exchange.

Page principal control panel:

Changer le mot de passe du control panel

Voici la procédure pour changer le mot de passe de votre control panel.

1. Une fois connecté, cliquez sur le menu Tools
2. Mettez votre nouveau mot de passe dans le champ de texte Password puis confirmez-le dans le champ de texte Repeat Password
3. Cliquez sur le bouton Save

Note: Si vous le souhaitez, vous pouvez également changer la langue du control panel via la liste déroulante Language

Se connecter sur l'OWA de l'Exchange

Vous pouvez vous connecter sur votre boite de réception grâce à l'OWA (Outlook Web App) du service Exchange avec le lien suivant: http://mail.business-exchange.ch/

Note: Il est possible que le login diffère du nom de votre adresse mail, pour vérifier ce point, vous pouvez vous connecter sur le control panel de votre service Exchange, cliquez ensuite sur le menu Exchange puis sur Users List à gauche. Sur la nouvelle page, cliquez sur l'utilisateur qui souhaite se connecter à l'OWA puis allez ensuite sur l'onglet Exchange. Un champ de texte Address Email est présent, indiquant l'adresse mail de l'utilisateur Exchange puis en dessous se trouve le champ de texte Login Account, cela correspond généralement à l'adresse mail mais peut être différent, le cas échéant c'est ce login qu'il faudra utiliser pour se connecter à l'OWA, le mot de passe est quant à lui celui de l'adresse mail.

Configurer un compte mail sur Outlook 2019

Grâce à l'autodiscover Exchange, vous pouvez configurer votre compte en toute simplicité sur Outlook, La procédure indiquée ici a été faite sur Outlook 2019, cependant celle-ci est la même pour les précédentes versions.

1. Depuis Outlook, allez sur l'onglet Fichier puis cliquez sur le bouton + Ajouter un compte
2. Mettez ensuite le login de votre adresse mail (généralement c'est le même que l'adresse mail en question, si besoin ce point peut être vérifié depuis le control panel) dans le champ de texte puis cliquez sur le bouton Connexion.
   
   Note: Il est possible que le login diffère du nom de votre adresse mail, pour vérifier ce point, vous pouvez vous connecter sur le control panel de votre service Exchange, cliquez ensuite sur le menu Exchange puis sur Users List à gauche. Sur la nouvelle page, cliquez sur l'utilisateur qui souhaite configurer son compte mail sur Outlook puis allez ensuite sur l'onglet Exchange. Un champ de texte Address Email est présent, indiquant l'adresse mail de l'utilisateur Exchange puis en dessous se trouve le champ de texte Login Account, cela correspond généralement à l'adresse mail mais peut être différent, le cas échéant c'est ce login qu'il faudra utiliser pour connecter le compte mail sur Outlook, le mot de passe est quant à lui celui de l'adresse mail.

1. Outlook va ensuite commencer la configuration. Au bout de quelques secondes, le mot de passe de votre compte Exchange sera demandé, rentrez-le, cochez la case Mémoriser mes informations d'identification puis cliquez sur le bouton OK
2. Outlook va alors vous confirmer que le compte a bien été ajouté et configuré, un redémarrage de celui-ci est nécessaire pour finaliser la configuration

Your account should now be set up and ready to use, click OK to close the wizard. Outlook 2019 is now configured to send and receive email through your mailbox.

Change the password of an Exchange account

It is possible to change the password of an Exchange mail account from the control panel, once connected to it:

1. Click on the Exchange button and then on Users List on the left menu
2. Click on the name of the Exchange user whose password you wish to change
3. Go to the Password tab

Here you have the option to change the password without changing the current one. The new password must respect the complexity standards of the Microsoft Active Directory. Once the new password is entered, click on the Save button to save the changes.

Controlling the quotas of an Exchange account

By default, each Exchange mail account has 25GB of storage space. Storage usage can be monitored on the control panel of your Exchange service.

Once you are logged into your control panel, click on the Exchange menu and then on Users List. Click on the user whose storage space you wish to control and then click on the Exchange tab
There are 4 text fields that indicate usage:

• Exchange Limit (warning): Indicates the amount of storage space that the Exchange server informs you about the fill rate. Values in MB (megabytes)
• Exchange Quota Limit (sending): Indicates up to which amount of storage space used you can continue to send e-mails. Value in MB
• Exchange Quota Limit (sending and receiving): Specifies the quota of your e-mail address, if this limit is reached you will not be able to send/receive e-mails. Value in MB (megabytes)
• Mailbox Space Usage: Indicates the storage space currently used on your e-mail address, indicated in kB (kB). In MB, e.g. 1024kB = ~100MB. Value in MB (megabytes)

Adding an alias to an email address

From the Exchange service control panel it is possible to create an alias for an email address, so any emails sent to this alias will be delivered to the original Exchange user's inbox.
To create an alias, login to the control panel and then:

1. Click on the Exchange button and then on Users List on the left menu
2. Select the user you wish to add an alias for by clicking on the user's name
3. Then go to the Mail Add. tab
4. Put the alias in the text field New Email Address. Once this is done, click on the Save button

If you then go back to the user settings and click on the Mail Add. tab, you will see in the Mail Addresses text field the alias as well as the email address that should be used to reply to emails (reply address).

Add a forwardTo or copyTo to an email address

You can add a forwardTo or a copyTo to an Exchange user from the control panel. Once connected on this one:

1. Click on the Exchange button then on Users List on the left menu
2. Then click on the Mail Flow tab
   • If you wish to set up a forwardTo, do not check the box Deliver both mailboxes, if you wish to activate a copyTo, check it.
   • Change forward to: Select here the Exchange user to whom you want to forward / send a copy of the emails
   • Active: Check the box Active (uncheck for remove transfer of emails) to activate the rule.
3. Once the settings are entered, click on the Save button

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